Auf dieser Seite haben wir einführende Informationen rund um die Mitgliedschaft im BdP sowie zu unserer Mitgliederverwaltungssoftware zusammengestellt.

Neben der reinen Verwaltung unserer Mitglieder und Gruppen werden die Daten von allen Verbandsebenen unter anderem für die Ausfertigung von Beitragsrechnungen, den analogen und digitalen Versand, die Zugangsverwaltung unserer Webangebote für Führungskräfte oder die Erstellung von Statistiken und Auswertungen, z.B. für die Ausbildungsplanung, verwendet. Darum ist es wichtig, dass Änderungen an Kontaktdaten, übernommenen Ämtern, Mitgliedschaften etc. immer zeitnah eingetragen werden. Gebt bei Bedarf also bitte eurem*r Stammesmitgliederverwalter*in Bescheid.

Auch Stammesführungs-, Landesleitungsmitglieder und unsere hauptamtlichen Projektmitarbeiter*innen können die zentrale Webdatenbank direkt einsehen. Für den Zugriff mit Smartphone oder Tablet steht zudem die Android-App „MV BdP“ zur Verfügung.

Weitere Informationen, ausführliche Anleitungen und Webinarmitschnitte findet ihr auf den Hilfeseiten zur Mitgliederverwaltung im Bundeswiki. Spätestens bevor ihr Daten ändert oder ergänzt solltet ihr euch dort bitte die entsprechende Anleitung komplett durchlesen! Denn mitunter können bereits kleine Fehler schwerwiegende Probleme wie zum Beispiel falsche Beitragsabrechnungen oder Datenverlust nach sich ziehen.

Meldet euch mit Fragen und Anregungen auch gern beim
Landesmitgliederverwalter Marc Friede (Pfennig)

Beitritt in den BdP

Aufnahmeprozess mit Papierformular

1. Aktuelle Version des Aufnahmeantrages verwenden
   https://meinbdp.de/display/BUND/Aufnahmeantrag
2. Antrag vollständig und gut lesbar ausfüllen, idealerweise am Rechner
3. Formular einmal ausdrucken und unterschreiben
   (Unterschrift des Neumitgliedes und ggf. aller Erziehungsberechtigten ist erforderlich)
4. Aufnahmeantrag an die Stammesführung übergeben
   
   
5. Inhaltliche und formale Prüfung des Aufnahmeantrages durch die Stammesführung
   (es muss erkennbar sein, wer für die Stammesführung unterschrieben hat)
6. Anlegen des neuen Mitgliedes in der Datenbank durch den*die Stammesmitgliederverwalter*in
   (inklusive Eintragen der Begründung und Stellungnahme bei Volljährigen)
7. Zeitnahe Weitergabe des Antrages an den Landesvorstand
   Derzeit zuständig: Jakob Rudolph (Jha-Jha) (Anschrift siehe Report „Landesadressbuch“)
   
   
8. Bearbeitung des Aufnahmeantrages durch den Landesvorstand
9. Weitergabe an die*den Landesmitgliederverwalter*in
   
   
10. Freischaltung des Datensatzes des neuen BdP-Mitgliedes
    (bei volljährigen Antragsteller*innen erfolgt die Aktivierung einmal im Monat durch das Bundesamt)
11. Rücksendung von zwei Kopien des vollständig bearbeiteten Antragsformulars an den*die Stammesmitgliederverwalter*in
    
    
12. Abheften einer Antragskopie in den Stammesunterlagen
13. Übergabe einer Antragskopie mit weiteren Infos zur Beitragszahlung etc. vom Stamm an das neue Mitglied
    
    
14. Zusendung des Mitgliedsausweises vom Bundesamt an das Mitglied (einmal im Quartal)

Aufnahmeprozess über Webformular

1. Stamm übergibt Infos zur Mitgliedschaft inklusive Zugangslink (später auch über Stammessuche auf pfadfinden.de)
2. Volljähriges Neumitglied bzw. Eltern füllen Webformular aus
3. Volljähriges Neumitglied bzw. Eltern bestätigen ihre E-Mail-Adresse
4. Antragstellende können jederzeit Status des Antrages über Link in E-Mail zur Bestätigung der E-Mail-Adresse einsehen
5. Stammesführer*in wird per E-Mail über digitalen Aufnahmeantrag informiert
6. Stammesführer*in genehmigt/lehnt ab im Aufnahmetool, bei Volljährigen inklusive Stellungnahme
7. Stammesführer*in weist gegebenenfalls eine spezielle Beitragsart zu (z.B. Geschwisterbeitrag)
   
8. Landesmitgliederverwalter*in wird per E-Mail über digitalen Aufnahmeantrag informiert
9. Landesvorstand genehmigt/lehnt ab, bei Volljährigen inklusive Stellungnahme
   
   
10. Datensatz erscheint in der Mitgliederverwaltung
    (bei volljährigen Antragsteller*innen erfolgt noch die Aktivierung einmal im Monat durch das Bundesamt)
11. Gegebenenfalls Korrektur von Fehlern in Adresse etc. durch Mitgliederverwalter*innen
    
    
12. Zusendung des Mitgliedsausweises vom Bundesamt an das Mitglied (einmal im Quartal)

Mitgliedsart

Standard ist eine sogenannte ordentliche Mitgliedschaft im BdP. Sie ist für alle Menschen gedacht, die aktiv am Vereinsleben teilnehmen wollen, egal ob wöchentlich beim Gruppentreffen oder nur hin und wieder zum Beispiel auf einem Landeslager.
Die fördernde Mitgliedschaft ist für jene gedacht, die den BdP ausschließlich finanziell und/oder ideell unterstützen möchten. Fördernde Mitglieder haben entsprechend der Bundessatzung weniger Rechte als ordentliche Mitglieder. Dies bedeutet konkret, dass sie an Versammlungen nur mit beratender Stimme teilnehmen können (sie haben kein aktives Wahlrecht) und dass sie nicht am aktiven Leben des Vereins teilnehmen und somit auch keinen Anspruch auf diesbezügliche Leistungen des Vereins haben. Fördernde Mitglieder haben keinen Versicherungsschutz und bekommen kein Mitgliedermagazin nach Hause geschickt. Sie können an Aktionen nur zeitweise als Gäste teilnehmen, ähnlich wie Eltern.

Wie bei allen Änderungen, die sich auf die Beitragszahlung auswirken, ist ein Wechsel der Mitgliedsart immer nur zum 1.1. möglich. Die Zuordnung einer weiteren Mitgliedstätigkeit und des neuen Beitragssatzes wird im Januar in die Mitgliederverwaltung eingetragen. Beim Wechsel von fördernder zu ordentlicher Mitgliedschaft ist ein neuer Aufnahmeantrag notwendig. Für eine Änderung von ordentlicher zu fördernder Mitgliedschaft reicht eine E-Mail des Mitgliedes, deren Ausdruck von dem*r Stammesmitgliederverwalter*in archiviert wird. Wollen Personen förderndes Mitglied werden, die jünger als 26 Jahre sind, muss auch der Landesvorstand zustimmen.

BdP-Mitglieder können neben ihrer Hauptgruppe in weiteren Stämmen Zweitmitglied werden. Beispielsweise könnte ein Mitglied nach einem Umzug mit Stammeswechsel seinem alten Stamm verbunden bleiben wollen. Diese Form der Mitgliedschaft ist rein ideell und in der Regel kostenfrei. Mit ihr sind keinerlei satzungsmäßige Rechte verbunden und sie ist andererseits auch nicht Voraussetzung um ein Amt in einem anderen Stamm wahrnehmen zu können.

Übernehmen Menschen (z.B. Eltern) eine Aufgabe im Stamm, die hierfür nicht extra BdP-Mitglied werden möchten, werden sie mit der Mitgliedsart Kein Mitglied in der Mitgliederverwaltung angelegt. Der Wechsel zu einer ordentlichen oder fördernden BdP-Mitgliedschaft ist mit dem entsprechenden Aufnahmeantrag jederzeit möglich.

Geschlechtseintrag

Es kann frei gewählt werden, ob als Geschlecht männlich, weiblich oder divers vermerkt werden soll. Außerdem kann das Mitglied den Geschlechtseintrag bei Bedarf später ändern lassen. Der*Die Stammesmitgliederverwalterin heftet die E-Mail bzw. den Brief mit der Änderungsanfrage dann einfach zur Aufnahmeantragskopie. Siehe auch: Namensänderung

Volljährige Personen

Antragsteller*innen, die bereits mindestens 18 Jahre alt sind, müssen kurz begründen, warum sie einem Jugendverband beitreten möchten. In diesem Zusammenhang sollten auch (frühere) Mitgliedschaften in anderen Jugendverbänden mit angegeben werden.
Die Stammesführung und der Landesvorstand sind ebenfalls zu einer entsprechenden Stellungnahme auf dem Antrag aufgefordert. Hierbei geht es weniger darum, die Freude über das neue Mitglied auszudrücken, sondern es wird ein weitergehendes Engagement der*s Antragstellerin*s als die reine Mitgliedschaft und die Teilnahme an Aktionen erwartet.
Die geplante Übernahme eines Amtes oder die Beteiligung bei der Organisation von Veranstaltungen sind als Begründung also völlig ausreichend. Hingegen geht es überhaupt nicht darum zu begründen, warum man bestimmte Stammesämter mit volljährigen Personen besetzen möchte.

Wiedereintritt

Will eine Person, die schon einmal Mitglied im BdP war, wieder beitreten, muss sie ebenfalls einen neuen Aufnahmeantrag ausfüllen und den kompletten Aufnahmeprozess durchlaufen. Auf ihrem Antrag gibt sie mit an, welchem Stamm und ggf. Landesverband sie bereits angehörte. Vom Stamm wird in diesem Fall zunächst kein neuer Datensatz in der Mitgliederverwaltung angelegt. Existiert der alte Datensatz noch, wird dieser abschließend vom Bundesamt reaktiviert und um eine weitere Mitgliedschaft ergänzt.

Ablehnung des Beitritts

Stimmt die Stammesführung oder der Landesvorstand einem Aufnahmeantrag nicht zu, so ist eine Begründung anzugeben und der Antrag dennoch weiterzuleiten. Eine zeitnahe Weitergabe ist zur Wahrung der Fristen hier besonders wichtig. Bei einer Ablehnung auf Stammesebene wird zunächst auch kein Datensatz in der Mitgliederverwaltung angelegt.

Beitrittsdatum

Wird der Aufnahmeantrag angenommen, entspricht das Beitrittsdatum dem Unterschriftsdatum des Neumitgliedes. Für das entsprechende Halbjahr ist der erste Mitgliedsbeitrag zu zahlen.

Mitgliedsbescheinigung

Unter https://mitgliederservice.meinbdp.de entsteht ein Serviceportal für die Mitglieder des BdP. Bisher kann hier jedes Mitglied bei Bedarf selbstständig eine Bescheinigung über die BdP-Mitgliedschaft im aktuellen Jahr sowie einen Ersatz für einen verlorenen Mitgliedsausweis herunterladen.

Nichtmitglieder

In bestimmten Ausnahmefällen können und sollen auch Personen in die Datenbank aufgenommen werden, die nicht Mitglied im BdP sind. Voraussetzung ist, dass sie eine Tätigkeit im BdP ausüben, die in der Mitgliederverwaltung dokumentiert werden soll. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Elternteil die Aufgabe des Heimwarts oder einer Kassenprüferin übernimmt oder wenn es sich um hauptamtliche Mitarbeiter*innen handelt.

Erfragt zunächst die Daten, die sonst auch auf dem Aufnahmeantrag eingetragen werden. Legt die Person dann mit der Mitgliedstätigkeit „Kein Mitglied“ an. Eintrittsdatum ist der Beginn der Tätigkeit im BdP. Anschließend gebt ihr dem*r Landesmitgliederverwalter*in Bescheid. Aus technischen Gründen muss in der Software derselbe Aufnahmeprozess wie bei BdP-Mitgliedern durchlaufen werden.

Landesunmittelbare Mitglieder

In der Regel wird man mit dem Beitritt in den BdP auch Mitglied in einem Stamm bzw. einer Aufbaugruppe und dem dazugehörigen Landesverband. Es ist jedoch auch möglich, ausnahmsweise direkt in einem Landesverband Mitglied zu werden. Das kann zum Beispiel vorkommen, wenn es am Wohnort keine BdP-Gruppe gibt und sich das auch in naher Zukunft noch nicht ändern wird. Ein andere Option wäre, dass der ursprüngliche Stamm sich aufgelöst hat. Wobei es dann meist besser ist, sich einem anderen sächsischen Stamm anzuschließen.

Für einen Beitritt als landesunmittelbares Mitglied wird auf dem Aufnahmeantrag als Stammesname „Landesverband Sachsen“ eingetragen und der Antrag geht direkt an den Landesvorstand (siehe Aufnahmeprozess Schritt 7). Möchte man als BdP-Mitglied auf die Landesebene wechseln, entspricht dies dem Prozess eines Stammeswechsels. Direkt auf der Bundesebene kann man übrigens nur förderndes Mitglied werden.

In der Mitgliederverwaltungsdatenbank findet ihr unsere landesunmittelbaren Mitglieder unter dem Stamm „Sachsen 100099“. Von der Landesebene unterscheidet sich die Gruppierungsnummer in den letzten beiden Ziffern.

Stammeswechsel

Mitglieder können jeweils zum 1. Januar von einem Stamm zu einem anderen wechseln. Sofern die Mitgliedschaft im BdP nicht unterbrochen wird, muss hierfür kein neuer Aufnahmeantrag ausgefüllt werden. Der Stammeswechsel wird von den betroffenen Landesmitgliederverwalter*innen in die Mitgliederverwaltung eingepflegt. Zuvor muss die Stammesführung des aufnehmenden Stammes dem Wechsel natürlich zustimmen.

In der alten Mitgliederverwaltungssoftware (bis 2015) musste bei einem Stammeswechsel ein zweiter Mitgliedsdatensatz im neuen Stamm angelegt werden. Von den betroffenen Mitgliedern befinden sich daher oft mehrere Datensätze im System. Auf Wunsch können diese zusammengeführt werden.

Tätigkeit und Mitgliedschaft in mehreren Stämmen

Jedes Mitglied kann nicht nur im eigenen Stamm sondern in beliebigen Untergliederungen des BdP Ämter und andere Aufgaben übernehmen und dies wird auch in der Mitgliederverwaltung abgebildet. Zudem besteht die Möglichkeit, in einem oder mehreren anderen Stämmen bzw. Landesverbänden sogar „Zweitmitglied“ zu werden, in der Regel kostenfrei. Um in einem anderen Landesverband Zweitmitglied zu werden, wird ein entsprechender Aufnahmeantrag benötigt. Für die Übernahme von Tätigkeiten in anderen Gruppierungen ist solch eine Doppelmitgliedschaft aber nicht erforderlich.

Nimmt ein Mitglied erstmals eine Tätigkeit in einem bestimmten anderen Stamm auf oder ist eine Zweitmitgliedschaft gewünscht, so muss diese über den*die Landesmitgliederverwalter*in in die Datenbank eingetragen werden.

Diese „fremden Mitglieder“, deren Hauptgruppierung ein anderer Stamm als eurer ist, werden in eurer Mitgliederliste im Bereich „Mitgliederverwaltung“ blau angezeigt. Hierfür muss links oben im Menü „Anzeigen“ das entsprechende Häkchen gesetzt sein. Sofern ihr nicht auch Leserechte für die Hauptgruppierung des Mitglieds habt, könnt ihr jedoch nicht dessen Stammdaten einsehen und findet es auch nicht über die Suche. Das Fremdmitglied wird aber mit seinen Kontaktdaten in euren Reports – z.B. Funktionsträgerliste Stamm – mit ausgegeben.

Namensänderung

In der Mitgliederverwaltung müssen die Vor- und Nachnamen entsprechend den Angaben in der Geburtsurkunde bzw. dem Personalausweis erfasst werden. Ansonsten gäbe es unter anderem Probleme mit der Versicherung. Offizielle Namensänderungen, zum Beispiel bei einer Heirat, werden in die Datenbank übernommen. Im Bemerkungsfeld wird in diesem Fall ergänzt: „Früherer Name: ...“. Außerdem sollte eine entsprechende Anmerkung mit Datum auf dem Aufnahmeantrag gemacht werden.

Wenn Trans*personen ihren Namen ändern lassen möchten, müssen sie sich derzeit einem aufwändigen, langwierigen Verfahren unterziehen. Damit wir den gewünschten neuen Namen zeitnah in die Mitgliederverwaltung übernehmen können, sodass dieser dann beispielsweise beim Postversand genutzt wird, kann sich das Mitglied von der Deutschen Gesellschaft für Transidentität und Intersexualität e.V. (dgti) einen sogenannten Ergänzungsausweis ausstellen lassen. Dieser wird vom Bundesinnenministerium anerkannt. Meldet euch bei dem*der Landesmitgliederverwalter*in sobald der Ergänzungsausweis vorliegt.

Versand des Mitgliedermagazins

Die gedruckte Ausgabe des BdP-Magazins pfade bekommt standardmäßig jedes Mitglied einmal im Vierteljahr nach Hause geschickt. Wenn es mehrere BdP-Mitglieder in einer Familie gibt, die nicht alle ein eigenes Exemplar benötigen, oder falls jemand die pfade einfach nur digital lesen möchte, kann der*die Stammesmitgliederverwalter*in auf Wunsch in der Datenbank das Häkchen für den Postversand des Magazins bei den entsprechenden Mitgliedern entfernen.

Beitragserhebung

Der Mitgliedsbeitrag ist formal zum 1. Januar des Jahres fällig beziehungsweise bei Neumitgliedern innerhalb von drei Wochen nach Annahme des Aufnahmeantrages (Statuswechsel in der Mitgliederverwaltung von 'Wartend' auf 'Aktiv'). Anfang Februar werden zentral vom Bundesamt Rechnungen über die Landes- und Bundesbeiträge für alle aktiven BdP-Mitglieder in der Mitgliederverwaltung erstellt und im Bereich „Gruppierungsverwaltung“ für jeden Stamm sowie den Landesverband hinterlegt. Auch bisher nicht berücksichtigte Beiträge von Mitgliedern, die erst nach Anfang Februar des Vorjahres ins System aufgenommen wurden, sind in den Rechnungen enthalten.

Aufgrund dieses automatisierten, termingebundenen Verfahrens solltet ihr im Januar die Mitgliederdaten eures Stammes gründlich prüfen und insbesondere die Austritte vom Dezember nachtragen. Prüft bitte auch, ob die Versandanschrift in euren Gruppierungsdaten noch aktuell ist. Eine Korrektur der erstellten Beitragsrechnung ist nicht möglich und ihr müsst alle aufgeführten Landes- und Bundesbeiträge bis zum 28. Februar auf das Landeskonto überweisen.

Für die Erstellung der Beitragsrechnung gegenüber den ordentlichen und fördernden Mitgliedern seid ihr als Stamm zuständig, bei landesunmittelbaren Mitgliedern der*die Landesschatzmeister*in. Hierfür könnt ihr zum Beispiel einen Datenexport im Excelformat durchführen und damit Serienbriefe erstellen. Ihr habt auch die Möglichkeit, die Mitgliederverwaltung zur Erzeugung eurer Beitragsrechnungen und gegebenenfalls zur SEPA-Mandatsverwaltung für einen Bankeinzug zu nutzen.

Wenn die Beitragszahlung vom Mitglied ausbleibt, solltet ihr zeitnah schriftlich mahnen, am besten mit Verweis auf die Bundessatzung. Bei Bedarf kann euch auch die Landesleitung unterstützen. Wurde mehrfach gemahnt und der Beitrag dennoch 11 Monate nach Fälligkeit nicht bezahlt, erlischt die BdP-Mitgliedschaft automatisch (siehe Beendigung der Mitgliedschaft) und ihr müsst für das nächste Jahr keinen Landes- und Bundesbeitrag mehr überweisen.

Wollt ihr ganz sicher gehen, dass ihr nicht einige Landes- und Bundesbeiträge aus der Stammeskasse zahlen müsst, könnt ihr die Rechnungen an eure Stammesmitglieder bereits Anfang Dezember des Vorjahres ausgeben. Weist darin auf die Austrittsfrist bis 31.12. hin (für jene, die nicht mehr bezahlen möchten) und gebt als Zahlungsziel/Einzugsdatum zum Beispiel den 15. Januar an. Geht bis dahin keine Beitragsüberweisung auf dem Stammeskonto ein, kann noch bis zum 31. Januar eine Klärung und bei Bedarf eine Eintragung des Austritts zum 31.12. des Vorjahres in die Mitgliederverwaltung erfolgen.

Führungszeugnisse

Alle aktiven volljährigen ordentlichen Mitglieder und Zweitmitglieder des Landesverbands Sachsen sind verpflichtet, regelmäßig ein erweitertes Führungszeugnis (eFZ) gemäß § 30a Abs. 2 BZRG vorzulegen und dieses im Sinne des § 72a Abs. 5 SGB VIII auf Freiheit von Einträgen überprüfen zu lassen.
Gleiches gilt im BdP allgemein für alle volljährigen Mitglieder der Teams von Präsenz-Veranstaltungen auf Bundesebene, bei denen minderjährige Teilnehmende zur Zielgruppe gehören. Dabei ist irrelevant, ob man selbst direkten Kontakt zu den Teilnehmer*innen haben wird oder nicht.

Das erweiterte Führungszeugnis muss innerhalb eines Jahres

• ab Erreichen der Volljährigkeit bzw.
• ab Eintritt als volljähriges ordentliches oder Zweitmitglied

eingereicht werden. Wer schon volljähriges Mitglied im Landesverband Sachsen ist und bisher kein eFZ vorgelegt hat, muss das bis spätestens 06.05.2024 erstmals tun.

Das Führungszeugnis muss innerhalb von sechs Monaten ab seinem Ausstellungsdatum eingereicht werden. Spätestens 3 Jahre nach dem Ausstellungsdatum muss ein neues Führungszeugnis vorgelegt werden. Die Verantwortung für die laufende Kontrolle über die rechtzeitige Einreichung sowie die Bereitstellung der Antragsunterlagen aus der Mitgliederverwaltung liegt für Mitglieder auf Stammesebene bei der Stammesführung und für landesunmittelbare Mitglieder beim Landesvorstand.

Die Führungszeugnisse werden zentral von dem*r Landesmitgliederverwalter*in eingesehen und dies in der Mitgliederverwaltung dokumentiert.

1. Die Stammesführung lädt die Unterlagen zur Beantragung eines erweiterten Führungszeugnisses aus der Mitgliederverwaltung herunter und lässt die zweiseitige PDF dem Mitglied zukommen.
   (Rechtsklick aufs Mitglied > Antragsunterlagen SGB VIII Führungszeugnis)
   
2. Das Mitglied beantragt mit Seite 1 der PDF kostenfrei ein erweitertes Führungszeugnis bei der Gemeindeverwaltung.
3. Das Bundesamt für Justiz sendet das Führungszeugnis ans Mitglied.
   
4. Das Mitglied schickt das eFZ zusammen mit dem unterschriebenen Begleitschreiben (Seite 2 der PDF) mit der Deutschen Post an die*den Landesmitgliederverwalter*in. Die Anschrift ist auf dem Begleitschreiben zur Verwendung in einem Fensterumschlag vorgedruckt.
5. Das Zeugnis wird von dem*r Landesmitgliederverwalter*in geprüft und das Fehlen von relevanten Eintragungen in der Mitgliederverwaltung vermerkt. Andernfalls wird der Landesvorstand informiert.
   
6. Abschließend wird das Führungszeugnis vernichtet.

Die Einsichtnahme des Führungszeugnisses gilt für alle Aktivitäten im BdP und kann von allen Ebenen eingesehen werden (Mitglied anzeigen > Bescheinigungen). Die Bescheinigung darüber, dass ein Führungszeugnis vorgelegt wurde, könnt ihr auch als PDF aus der MV herunterladen und an Personen weitergeben, die diese Info benötigen, aber selbst keinen Zugriff auf die Daten des Mitgliedes haben – z.B. Kursleitungen (Bescheinigung auswählen > Anzeigen > Download). Die Echtheit dieser Bescheinigung kann von jedermann online überprüft werden.
Im Reiter „Suche“ könnt ihr zudem eine Excelliste exportieren, die die eingesehenen Führungszeugnisse aller gefilterten Mitglieder auflistet (Export > Liste Führungszeugnisse).

Verhaltenskodex

Alle Amtsträger*innen im Landesverband Sachsen sollen sich im Rahmen ihres Amtsantritts zum Verhaltenskodex des sächsischen Arbeitskreises Intakt bekennen und diesen unterschreiben. Bevor volljährige Personen in unseren Landesverband eintreten können, müssen diese ebenfalls den Kodex unterzeichnen. Die Unterzeichnung kann in der Mitgliederverwaltung mit der Tätigkeit „intakt-Kodex“ dokumentiert werden, jeweils in der Gruppierung, in der auch das Amt ausgeübt wird.

Beendigung der Mitgliedschaft

Unsere Bundessatzung sieht mehrere Möglichkeiten für das Erlöschen einer BdP-Mitgliedschaft vor, mit denen unterschiedliche Verfahren verbunden sind. In jedem Fall müsst ihr die Beendigung einer Mitgliedschaft binnen 31 Tagen nach Wirksamwerden (Austrittsdatum) in die Mitgliederverwaltung eintragen. Dabei werden die aktiven Mitglieds- und sonstigen Tätigkeitszuordnungen beendet und der Mitgliedsdatensatz erhält den Status „Inaktiv“. In der Mitgliederliste wird das ausgetretene Mitglied nun grau dargestellt, sofern die Anzeige von inaktiven Mitgliedern aktiviert wurde. Nach zwei Jahren wird der Datensatz des ehemaligen Mitgliedes anonymisiert.

Austritt

Möchte ein Mitglied aus dem BdP austreten, muss es dies seiner Stammesführung in Textform (z.B. Brief, Fax oder E-Mail) mitteilen. Ein Austritt kann zu jedem beliebigen Datum erklärt werden, nur nicht rückwirkend. Will ein Mitglied im nächsten Jahr keinen Beitrag mehr bezahlen, hat der Austritt spätestens zum 31. Dezember dieses Jahres zu erfolgen. Einen Austritt mit Austrittsdatum 31.12. kann der Stamm bis zum 31. Januar des Folgejahres in die Datenbank eintragen. Die Austrittserklärung muss von dem*der Stammesmitgliederverwalter*in archiviert werden. Beispielsweise solltet ihr eine entsprechende E-Mail mitsamt den Versanddaten (Absender*in, Empfänger*in, Datum, Betreff) ausdrucken und abheften.

Beitragsrückstand

Um keine „Karteileichen“ führen zu müssen und damit für Mitglieder, die keine Austrittserklärung abgeben, nicht auf unbestimmte Zeit Landes- und Bundesbeiträge abzuführen sind, können diese Personen aus der Mitgliederverwaltung gestrichen werden, wenn sie den zum 1. Januar fälligen Jahresbeitrag nicht binnen 11 Monaten, also bis Ende November, bezahlt haben. Die Beendigung der Mitgliedschaft aufgrund von Beitragsrückstand zum Austrittsdatum 01.12. wird gesondert markiert. Bevor ihr beitragssäumige Mitglieder streicht, solltet ihr jedoch unbedingt rechtzeitig mit ihnen Kontakt aufnehmen und über die weitere Mitgliedschaft im BdP sprechen. Die Gründe, warum keine Zahlung auf dem Stammeskonto eingegangen ist, können sehr unterschiedlich sein. An der Tatsache, dass das ehemalige Mitglied dem BdP noch den Beitrag für das letzte Mitgliedsjahr schuldet, ändert die Beendigung der Mitgliedschaft natürlich nichts.

MV-Zugang einrichten

Zugriff auf die Mitgliederverwaltungsdatenbank per Browser und App können der*die Stammesmitgliederverwalter*in, die Stammesführungsmitglieder, die Landesleitungsmitglieder und die hauptamtlichen Projektmitarbeiter*innen erhalten. Voraussetzung ist, dass in deren Basisdaten die korrekte E-Mail-Adresse eingetragen ist. Außerdem muss die entsprechende Tätigkeitszuordnung die Lese- bzw. Schreibrechte enthalten. Dann kann sich der*die Funktionsträger*in selbst im System registrieren. Mit der Registrierung verpflichtet sie*er sich auch zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Mit dem Ende der hinterlegten Amtszeit erlischt automatisch der Zugang zur Mitgliederverwaltung sowie gegebenenfalls zu bestimmten internen Bereichen des Bundeswikis.

Damit auch Gruppenführungen die Möglichkeit haben, die Daten ihrer Gruppenmitglieder zu nutzen und regelmäßig zu überprüfen, könnt ihr den Report „Mitgliederliste mit Kleingruppen-Zuordnung“ ausführen und ihnen daraus die Seite mit den Mitgliedern ihrer Meute, Sippe bzw. Runde zukommen lassen. Oder ihr macht jeweils einen Datenexport im Excelformat, der auf die jeweilige Kleingruppe beschränkt ist.

Ausbildungsdaten

Die erfolgreiche Teilnahme eines Mitglieds an Ausbildungskursen und Weiterbildungsseminaren des BdP wird im Reiter „Ausbildungen“ der Mitgliederdaten erfasst. Die Eintragung nimmt der*die Landesmitgliederverwalter*in nach Meldung durch die*den LB Ausbildung vor, beziehungsweise für die Gilwellkurse und das IB-Seminar die Mitarbeiter*innen im Bundesamt.

Anschließend stehen euch die absolvierten Kurse auch in der erweiterten Suche – inklusive Export – sowie für verschiedene Auswertungen zur Verfügung. Der Report „Ausbildungsübersicht“ beispielsweise gibt euch nicht nur einen guten Überblick über die derzeitigen Tätigkeiten und den Ausbildungsstand eurer Stammesmitglieder (ab 11 Jahren). Mithilfe der vorhandenen Leerspalten könnt ihr zudem im Stammesrat die Besetzung von Stammesämtern in den kommenden Jahren und die dafür notwendige Weiterbildung der betreffenden Personen planen. Halbjährlich, rechtzeitig vor dem Anmeldeschluss für die nächste Kurssaison, solltet ihr dann eure Planungen an die aktuellen Rahmenbedingungen anpassen.

Die Mitarbeit in oder Leitung eines Kursteams sowie der Besitz einer Jugendleiter/in-Card (Juleica) werden als Tätigkeit des Mitglieds auf der Landes- beziehungsweise Bundesebene erfasst.

Gruppierungsverwaltung

Auch zu den Stämmen und Landesverbänden verwalten wir im System bestimmte Daten, beispielsweise Sitz- und Kontaktadressen, Bankverbindung und ggf. Beitragssätze. Diese werden unter anderem für die Erstellung der Mitgliedsausweise, Beitragsrechnungen und verschiedener anderer Listen und Schreiben verwendet. Die Stammessuche auf der Bundeswebsite basiert ebenfalls auf diesen Daten. Denkt bei einem Umzug oder Wechsel in eurer Stammesführung bitte daran, auch die Postanschrift eures Stammes in den Gruppierungsdaten zu aktualisieren.

Auch die gespeicherten Reports unterliegen natürlich dem Datenschutz und dürfen nur zu Vereinszwecken genutzt werden. In der Hilfe findet ihr eine ausführliche Anleitung mit einer Zusammenstellung aller verfügbaren Reports.

Stammesführungsämter

Bevor ihr neue Stammesführungsposten, Landesdelegierte oder Kassenprüfer*innen in die Mitgliederverwaltung eintragen und bestehende beenden könnt, muss eine satzungsgemäße Wahl stattgefunden haben und entsprechend protokolliert sein. Schickt euer Protokoll zur Abklärung am besten schon vorher an den*die Landesmitgliederverwalter*in. Hierfür braucht es auch noch nicht schön gestaltet und unterschrieben zu sein. Einmal eingepflegte Tätigkeiten können grundsätzlich nur zwei Tage lang von uns wieder entfernt werden, danach müssten die Admins ran.
Über die zugeordneten Tätigkeiten erhalten die Stammesführungsmitglieder (Stammesführer*innen, Stellvertretende Stammesführer*innen, Stammesschatzmeister*in) auch ihren Lesezugriff auf die Mitglieder- und Gruppierungsdaten des eigenen Stammes.

Kleingruppen und neue Tätigkeiten

Bevor wir Tätigkeiten den Mitgliedern zuordnen sowie unter anderem in Auswertungen abfragen können, werden diese in der Regel zentral definiert und stehen dann allen Gruppierungen oder denen einer bestimmten Ebene zur Verfügung. Zusätzlich kann jeder Stamm und jeder Landesverband für interne Zwecke gruppierungsspezifische Tätigkeiten anlegen, die dann nur den Mitgliedern der eigenen Gruppierung zugewiesen werden können. Typische Anwendungsfälle können beispielsweise die Leitung und Mitarbeit in besonderen Teams oder Empfänger*innen von regelmäßigen Sendungen sein. Zudem kann hiermit die Zugehörigkeit eurer Mitglieder zu den Kleingruppen (Meuten, Sippen, Runden, ...) des Stammes verwaltet werden.

Export und Sammel-E-Mails

Jährliche Termine und Fristen