Auf dieser Seite haben wir einführende Informationen rund um die Mitgliedschaft im BdP sowie zu unserer Mitgliederverwaltungssoftware zusammengestellt.
Auf dieser Seite haben wir einführende Informationen rund um die Mitgliedschaft im BdP sowie zu unserer Mitgliederverwaltungssoftware zusammengestellt.
Neben der reinen Verwaltung unserer Mitglieder und Gruppen werden die Daten von allen Verbandsebenen unter anderem für die Ausfertigung von Beitragsrechnungen, den analogen und digitalen Versand, die Zugangsverwaltung unserer Webangebote für Führungskräfte oder die Erstellung von Statistiken und Auswertungen, z.B. für die Ausbildungsplanung, verwendet. Darum ist es wichtig, dass Änderungen an Kontaktdaten, übernommenen Ämtern, Mitgliedschaften etc. immer zeitnah eingetragen werden. Gebt bei Bedarf also bitte eurem*r Stammesmitgliederverwalter*in Bescheid.
Auch Stammesführungs-, Landesleitungsmitglieder und unsere hauptamtlichen Projektmitarbeiter*innen können die zentrale Webdatenbank direkt einsehen. Für den Zugriff mit Smartphone oder Tablet steht zudem die Android-App „MV BdP“ zur Verfügung.
Weitere Informationen, ausführliche Anleitungen und Webinarmitschnitte findet ihr auf den Hilfeseiten zur Mitgliederverwaltung im Bundeswiki. Spätestens bevor ihr Daten ändert oder ergänzt solltet ihr euch dort bitte die entsprechende Anleitung komplett durchlesen! Denn mitunter können bereits kleine Fehler schwerwiegende Probleme wie zum Beispiel falsche Beitragsabrechnungen oder Datenverlust nach sich ziehen.
Meldet euch mit Fragen und Anregungen auch gern beim
Landesmitgliederverwalter Marc Friede (Pfennig)
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Antragsteller*innen, die bereits mindestens 18 Jahre alt sind, müssen kurz begründen, warum sie einem Jugendverband beitreten möchten. In diesem Zusammenhang sollten auch (frühere) Mitgliedschaften in anderen Jugendverbänden mit angegeben werden.
Die Stammesführung und der Landesvorstand sind ebenfalls zu einer entsprechenden Stellungnahme auf dem Antrag aufgefordert. Hierbei geht es weniger darum, die Freude über das neue Mitglied auszudrücken, sondern es wird ein weitergehendes Engagement der*s Antragstellerin*s als die reine Mitgliedschaft und die Teilnahme an Aktionen erwartet.
Will eine Person, die schon einmal Mitglied im BdP war, wieder beitreten, muss sie ebenfalls einen neuen Aufnahmeantrag ausfüllen und den kompletten Aufnahmeprozess durchlaufen. Auf ihrem Antrag gibt sie mit an, welchem Stamm und ggf. Landesverband sie bereits angehörte. Vom Stamm wird in diesem Fall zunächst kein neuer Datensatz in der Mitgliederverwaltung angelegt. Existiert der alte Datensatz noch, wird dieser abschließend vom Bundesamt reaktiviert und um eine weitere Mitgliedschaft ergänzt.
Stimmt die Stammesführung oder der Landesvorstand einem Aufnahmeantrag nicht zu, so ist eine Begründung anzugeben und der Antrag dennoch weiterzuleiten. Eine zeitnahe Weitergabe ist zur Wahrung der Fristen hier besonders wichtig. Bei einer Ablehnung auf Stammesebene wird zunächst auch kein Datensatz in der Mitgliederverwaltung angelegt.
Wird der Aufnahmeantrag angenommen, entspricht das Beitrittsdatum dem Unterschriftsdatum des Neumitgliedes. Für das entsprechende Halbjahr ist der erste Mitgliedsbeitrag zu zahlen.
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Unter https://mitgliederservice.meinbdp.de entsteht ein Serviceportal für die Mitglieder des BdP. Bisher kann hier jedes Mitglied bei Bedarf selbstständig eine Bescheinigung über die BdP-Mitgliedschaft im aktuellen Jahr sowie einen Ersatz für einen verlorenen Mitgliedsausweis herunterladen.
In bestimmten Ausnahmefällen können und sollen auch Personen in die Datenbank aufgenommen werden, die nicht Mitglied im BdP sind. Voraussetzung ist, dass sie eine Tätigkeit im BdP ausüben, die in der Mitgliederverwaltung dokumentiert werden soll. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Elternteil die Aufgabe des Heimwarts oder einer Kassenprüferin übernimmt oder wenn es sich um hauptamtliche Mitarbeiter*innen handelt.
Erfragt zunächst die Daten, die sonst auch auf dem Aufnahmeantrag eingetragen werden. Legt die Person dann mit der Mitgliedstätigkeit „Kein Mitglied“ an. Eintrittsdatum ist der Beginn der Tätigkeit im BdP. Anschließend gebt ihr dem*r Landesmitgliederverwalter*in Bescheid. Aus technischen Gründen muss in der Software derselbe Aufnahmeprozess wie bei BdP-Mitgliedern durchlaufen werden.
Mitglieder können jeweils zum 1. Januar von einem Stamm zu einem anderen wechseln. Sofern die Mitgliedschaft im BdP nicht unterbrochen wird, muss hierfür kein neuer Aufnahmeantrag ausgefüllt werden. Der Stammeswechsel wird von den betroffenen Landesmitgliederverwalter*innen in die Mitgliederverwaltung eingepflegt. Zuvor muss die Stammesführung des aufnehmenden Stammes dem Wechsel natürlich zustimmen.
In der alten Mitgliederverwaltungssoftware (bis 2015) musste bei einem Stammeswechsel ein zweiter Mitgliedsdatensatz im neuen Stamm angelegt werden. Von den betroffenen Mitgliedern befinden sich daher oft mehrere Datensätze im System. Auf Wunsch können diese zusammengeführt werden.
Jedes Mitglied kann nicht nur im eigenen Stamm sondern in beliebigen Untergliederungen des BdP Ämter und andere Aufgaben übernehmen und dies wird auch in der Mitgliederverwaltung abgebildet. Zudem besteht die Möglichkeit, in einem oder mehreren anderen Stämmen bzw. Landesverbänden sogar „Zweitmitglied“ zu werden, in der Regel kostenfrei. Um in einem anderen Landesverband Zweitmitglied zu werden, wird ein entsprechender Aufnahmeantrag benötigt. Für die Übernahme von Tätigkeiten in anderen Gruppierungen ist solch eine Doppelmitgliedschaft aber nicht erforderlich.
Nimmt ein Mitglied erstmals eine Tätigkeit in einem bestimmten anderen Stamm auf oder ist eine Zweitmitgliedschaft gewünscht, so muss diese über den*die Landesmitgliederverwalter*in in die Datenbank eingetragen werden.
Diese „fremden Mitglieder“, deren Hauptgruppierung ein anderer Stamm als eurer ist, werden in eurer Mitgliederliste im Bereich „Mitgliederverwaltung“ blau angezeigt. Hierfür muss links oben im Menü „Anzeigen“ das entsprechende Häkchen gesetzt sein. Sofern ihr nicht auch Leserechte für die Hauptgruppierung des Mitglieds habt, könnt ihr jedoch nicht dessen Stammdaten einsehen und findet es auch nicht über die Suche. Das Fremdmitglied wird aber mit seinen Kontaktdaten in euren Reports – z.B. Funktionsträgerliste Stamm – mit ausgegeben.
Das aktive und passive Wahlrecht ist jedoch auf die Hauptgruppierung beschränkt, in der man ordentliches Mitglied ist. Daher kann ein Mitglied nicht in ein Wahlamt eines anderen Stammes bzw. Landesverbandes gewählt werden, welches in der Bundessatzung aufgeführt ist. Hierzu zählen zum Beispiel Posten in der Stammesführung, als Landesdelegierte*r, als Kassenprüfer*in oder im Landesvorstand. |
Der Mitgliedsbeitrag ist formal zum 1. Januar des Jahres fällig beziehungsweise bei Neumitgliedern innerhalb von drei Wochen nach Zusendung des Mitgliedsausweises. Anfang Februar werden zentral vom Bundesamt Rechnungen über die Landes- und Bundesbeiträge für alle aktiven BdP-Mitglieder in der Mitgliederverwaltung erstellt und im Bereich „Gruppierungsverwaltung“ für jeden Stamm sowie den Landesverband hinterlegt. Auch bisher nicht berücksichtigte Beiträge von Mitgliedern, die erst nach Anfang Februar des Vorjahres ins System aufgenommen wurden, sind in den Rechnungen enthalten.
Aufgrund dieses automatisierten, termingebundenen Verfahrens solltet ihr im Januar die Mitgliederdaten eures Stammes gründlich prüfen und insbesondere die Austritte vom Dezember nachtragen. Prüft bitte auch, ob die Versandanschrift in euren Gruppierungsdaten noch aktuell ist. Eine Korrektur der erstellten Beitragsrechnung ist nicht möglich und ihr müsst alle aufgeführten Landes- und Bundesbeiträge bis zum 28. Februar auf das Landeskonto überweisen.
Für die Erstellung der Beitragsrechnung gegenüber den ordentlichen und fördernden Mitgliedern seid ihr als Stamm zuständig, bei landesunmittelbaren Mitgliedern der*die Landesschatzmeister*in. Hierfür könnt ihr zum Beispiel einen Datenexport im Excelformat durchführen und damit Serienbriefe erstellen. Ihr habt auch die Möglichkeit, die Mitgliederverwaltung zur Erzeugung eurer Beitragsrechnungen und gegebenenfalls zur SEPA-Mandatsverwaltung für einen Bankeinzug zu nutzen.
Wenn die Beitragszahlung vom Mitglied ausbleibt, solltet ihr zeitnah schriftlich mahnen, am besten mit Verweis auf die Bundessatzung. Bei Bedarf kann euch auch die Landesleitung unterstützen. Wurde mehrfach gemahnt und der Beitrag dennoch 11 Monate nach Fälligkeit nicht bezahlt, erlischt die BdP-Mitgliedschaft automatisch (siehe Beendigung der Mitgliedschaft) und ihr müsst für das nächste Jahr keinen Landes- und Bundesbeitrag mehr überweisen.
Wollt ihr ganz sicher gehen, dass ihr nicht einige Landes- und Bundesbeiträge aus der Stammeskasse zahlen müsst, könnt ihr die Rechnungen an eure Stammesmitglieder bereits Anfang Dezember des Vorjahres ausgeben. Weist darin auf die Austrittsfrist bis 31.12. hin (für jene, die nicht mehr bezahlen möchten) und gebt als Zahlungsziel/Einzugsdatum zum Beispiel den 15. Januar an. Geht bis dahin keine Beitragsüberweisung auf dem Stammeskonto ein, kann noch bis zum 31. Januar eine Klärung und bei Bedarf eine Eintragung des Austritts zum 31.12. des Vorjahres in die Mitgliederverwaltung erfolgen.
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Unsere Bundessatzung sieht mehrere Möglichkeiten für das Erlöschen einer BdP-Mitgliedschaft vor, mit denen unterschiedliche Verfahren verbunden sind. In jedem Fall müsst ihr die Beendigung einer Mitgliedschaft binnen 31 Tagen nach Wirksamwerden (Austrittsdatum) in die Mitgliederverwaltung eintragen. Dabei werden die aktiven Mitglieds- und sonstigen Tätigkeitszuordnungen beendet und der Mitgliedsdatensatz erhält den Status „Inaktiv“. In der Mitgliederliste wird das ausgetretene Mitglied nun grau dargestellt, sofern die Anzeige von inaktiven Mitgliedern aktiviert wurde. Nach zwei Jahren wird der Datensatz des ehemaligen Mitgliedes anonymisiert.
Möchte ein Mitglied aus dem BdP austreten, muss es dies seiner Stammesführung in Textform (z.B. Brief, Fax oder E-Mail) mitteilen. Ein Austritt kann zu jedem beliebigen Datum erklärt werden, nur nicht rückwirkend. Will ein Mitglied im nächsten Jahr keinen Beitrag mehr bezahlen, hat der Austritt spätestens zum 31. Dezember dieses Jahres zu erfolgen. Einen Austritt mit Austrittsdatum 31.12. kann der Stamm bis zum 31. Januar des Folgejahres in die Datenbank eintragen. Die Austrittserklärung muss von dem*der Stammesmitgliederverwalter*in archiviert werden. Beispielsweise solltet ihr eine entsprechende E-Mail mitsamt den Versanddaten (Absender*in, Empfänger*in, Datum, Betreff) ausdrucken und abheften.
Um keine „Karteileichen“ führen zu müssen und damit für Mitglieder, die keine Austrittserklärung abgeben, nicht auf unbestimmte Zeit Landes- und Bundesbeiträge abzuführen sind, können diese Personen aus der Mitgliederverwaltung gestrichen werden, wenn sie den zum 1. Januar fälligen Jahresbeitrag nicht binnen 11 Monaten, also bis Ende November, bezahlt haben. Die Beendigung der Mitgliedschaft aufgrund von Beitragsrückstand zum Austrittsdatum 01.12. wird gesondert markiert. Bevor ihr beitragssäumige Mitglieder streicht, solltet ihr jedoch unbedingt rechtzeitig mit ihnen Kontakt aufnehmen und über die weitere Mitgliedschaft im BdP sprechen. Die Gründe, warum keine Zahlung auf dem Stammeskonto eingegangen ist, können sehr unterschiedlich sein. An der Tatsache, dass das ehemalige Mitglied dem BdP noch den Beitrag für das letzte Mitgliedsjahr schuldet, ändert die Beendigung der Mitgliedschaft natürlich nichts.
Weitere Details sowie Informationen zur Beendigung der Mitgliedschaft durch Ausschluss und Tod findet ihr in der Anleitung Mitgliedschaft beenden. |
Zugriff auf die Mitgliederverwaltungsdatenbank per Browser und App können der*die Stammesmitgliederverwalter*in, die Stammesführungsmitglieder, die Landesleitungsmitglieder und die hauptamtlichen Projektmitarbeiter*innen erhalten. Voraussetzung ist, dass in deren Basisdaten die korrekte E-Mail-Adresse eingetragen ist. Außerdem muss die entsprechende Tätigkeitszuordnung die Lese- bzw. Schreibrechte enthalten. Dann kann sich der*die Funktionsträger*in selbst im System registrieren. Mit der Registrierung verpflichtet sie*er sich auch zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Mit dem Ende der hinterlegten Amtszeit erlischt automatisch der Zugang zur Mitgliederverwaltung sowie gegebenenfalls zu bestimmten internen Bereichen des Bundeswikis.
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Damit auch Gruppenführungen die Möglichkeit haben, die Daten ihrer Gruppenmitglieder zu nutzen und regelmäßig zu überprüfen, könnt ihr den Report „Mitgliederliste mit Kleingruppen-Zuordnung“ ausführen und ihnen daraus die Seite mit den Mitgliedern ihrer Meute, Sippe bzw. Runde zukommen lassen. Oder ihr macht jeweils einen Datenexport im Excelformat, der auf die jeweilige Kleingruppe beschränkt ist.
Die erfolgreiche Teilnahme eines Mitglieds an Ausbildungskursen und Weiterbildungsseminaren des BdP wird im Reiter „Ausbildungen“ der Mitgliederdaten erfasst. Die Eintragung nimmt der*die Landesmitgliederverwalter*in nach Meldung durch die*den LB Ausbildung vor, beziehungsweise für die Gilwellkurse und das IB-Seminar die Mitarbeiter*innen im Bundesamt.
Anschließend stehen euch die absolvierten Kurse auch in der erweiterten Suche – inklusive Export – sowie für verschiedene Auswertungen zur Verfügung. Der Report „Ausbildungsübersicht“ beispielsweise gibt euch nicht nur einen guten Überblick über die derzeitigen Tätigkeiten und den Ausbildungsstand eurer Stammesmitglieder (ab 11 Jahren). Mithilfe der vorhandenen Leerspalten könnt ihr zudem im Stammesrat die Besetzung von Stammesämtern in den kommenden Jahren und die dafür notwendige Weiterbildung der betreffenden Personen planen. Halbjährlich, rechtzeitig vor dem Anmeldeschluss für die nächste Kurssaison, solltet ihr dann eure Planungen an die aktuellen Rahmenbedingungen anpassen.
Die Mitarbeit in oder Leitung eines Kursteams sowie der Besitz einer Jugendleiter/in-Card (Juleica) werden als Tätigkeit des Mitglieds auf der Landes- beziehungsweise Bundesebene erfasst.
Auch zu den Stämmen und Landesverbänden verwalten wir im System bestimmte Daten, beispielsweise Sitz- und Kontaktadressen, Bankverbindung und ggf. Beitragssätze. Diese werden unter anderem für die Erstellung der Mitgliedsausweise, Beitragsrechnungen und verschiedener anderer Listen und Schreiben verwendet. Die Stammessuche auf der Bundeswebsite basiert ebenfalls auf diesen Daten. Denkt bei einem Umzug oder Wechsel in eurer Stammesführung bitte daran, auch die Postanschrift eures Stammes in den Gruppierungsdaten zu aktualisieren.
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Auch die gespeicherten Reports unterliegen natürlich dem Datenschutz und dürfen nur zu Vereinszwecken genutzt werden. In der Hilfe findet ihr eine ausführliche Anleitung mit einer Zusammenstellung aller verfügbaren Reports.
Anleitungen Gruppierungsdaten verwalten, Auswertungen/Reports ausführen |
Bevor wir Tätigkeiten den Mitgliedern zuordnen sowie unter anderem in Auswertungen abfragen können, werden diese in der Regel zentral definiert und stehen dann allen Gruppierungen oder denen einer bestimmten Ebene zur Verfügung. Zusätzlich kann jeder Stamm und jeder Landesverband für interne Zwecke gruppierungsspezifische Tätigkeiten anlegen, die dann nur den Mitgliedern der eigenen Gruppierung zugewiesen werden können. Typische Anwendungsfälle können beispielsweise die Leitung und Mitarbeit in besonderen Teams oder Empfänger*innen von regelmäßigen Sendungen sein. Zudem kann hiermit die Zugehörigkeit eurer Mitglieder zu den Kleingruppen (Meuten, Sippen, Runden, ...) des Stammes verwaltet werden.
Anleitungen Kleingruppen verwalten, Gruppierungsspezifische Tätigkeiten definieren |
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Anleitungen Daten exportieren, Suche verwenden |
| Datum | Beschreibung |
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| 01.01. | Beginn der neuen Mitgliedstätigkeit bei Wechsel des Stammes oder der Mitgliedsart, Fälligkeit des Jahresbeitrages |
| Januar | Einpflegen der Austritte und Stammeswechsel zum Jahresende sowie allgemeiner Datenabgleich |
| 31.01. | Letzter Termin, an dem nachträglich Austritte zum Austrittsdatum 31.12. des Vorjahres erfasst werden können |
| Februar | Rechnungserstellung für die Bundes- und Landesbeiträge |
| 28.02. | Zahlungsfrist für die Mitgliedsbeiträge vom Stamm an den Landesverband |
| März/April | Einpflegen der von der Landesversammlung gewählten Bundesdelegierten |
| 31.03. | Zahlungsfrist für die Mitgliedsbeiträge vom Landesverband an das Bundesamt |
| 01.07. | Stichtag, ab dem von Neumitgliedern der ermäßigte Halbjahresbeitrag erhoben wird |
| November | Letzte Zahlungserinnerung an säumige Beitragszahler*innen |
| Dezember | Beendigung der Mitgliedschaft von Mitgliedern ohne Beitragseingang zum 01.12. |
| 31.12. | Austrittsfrist für Mitglieder, die im Folgejahr keinen Beitrag mehr bezahlen möchten, Ende der alten Mitgliedstätigkeit bei Wechsel des Stammes oder der Mitgliedsart |